Abstraksi Management Information System

Management Information System adalah salah satu subjek yang dipelajari di Departemen Teknik Industri.

Berikut adalah beberapa Chapter yang sudah dibahas dalam kuliah Management Information System yaitu,

1. Pemahaman Information System dan Information Technology

2. Knowledge Management

3. Electronic Data Interchange (EDI)

4. Analyst System Job Descriptions

5. Business Process Improvement (Flow Charts & Process Charts)

6. Customer Relationship Management

7. Context Diagram Application

1. Information System dan Information Technology

Information System (IS) dan Information Technology (IT) merupakan hal yang sangat terkait erat dalam mempelajari Management Information System, dalam IS dan IT dipelajari antara lain tentang bagaimana membangun dan mengintegrasikan solusi teknologi informasi dengan proses bisnis yang ada, yaitu memahami kebutuhan dari pengguna akhir, menterjemahkan kebutuhan manajemen sehingga suatu institusi bisnis akan dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien.

Sistem Informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information Systems atau CBIS). Information Technology (IT) adalah sub-sistem atau sistem bagian dari Information System (IS), (IT) lebih berorientasi ke teknologi nya.

Information System (IS) dengan dukungan Information Technology (IT) berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses dengan kemampuan melakukan otomasi yang relatif lebih cepat dan akurat dalam penyajian untuk kebutuhan penggunanya.

2. Knowledge Management

Knowledge Management adalah manajemen ilmu pengetahuan dan seluruh aspek yang ada dalam suatu organisasi, sehingga siklus pemahaman ilmu pengetahuan organisasi bisa berkembang secara kontinyu, dan menunjang anggota-anggotanya agar mempunyai kinerja yang semakin optimal.

Knowledge Management (KM) dalam organisasi dikembangkan dengan cara seperti :

1. Pembuatan katalog dan mengevaluasinya sesuai perkembangan ilmu pengetahuan yang ada di organisasi.

2. Menentukan kompetensi dari ilmu pengetahuan yang dianggap merupakan kunci-kunci kesuksesan organisasi

3. Untuk akselerasinya bisa dibantu dengan bantuan Teknologi Informasi

4. Evaluasi terhadap pengaruh program KM yang sudah dibuat terhadap kinerja organisasi

5. Pengkodean/klasifikasi bagi munculnya pengetahuan-pengetahuan baru di organisasi

Sebagai contoh implementasinya Bharti Cell Inc. (Perusahaan Telekomunikasi di India), Knowledge Management merupakan salah satu kunci sukses dalam mengembangkan inisiatif dalam mencapai hasil bisnis yang memuaskan, karena KM memberikan manfaat bagi Bharti Cell Inc. antara lain:

· Pelanggan tetap yang setia

· Hasil bisnis yang semakin cepat dicapai

· Merubah kemampuan individu menjadi kemampuan perusahaan

· Meningkatkan kompetensi seluruh karyawan

3. Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange (EDI) merupakan terobosan dalam proses bisnis untuk melakukan transaksi secara cepat, efisien dan akurat.

Dengan system informasi yang telah dibuat standar, penggunaan EDI sangat membantu untuk kegiatan bisnis, (antara supplier dengan pelanggannya, supplier dengan supplier, supplier dengan logistic/forwarding provider, dll) serta didukung oleh jaringan internet (E-Commerce) semakin membuat pengembangan bisnis menjadi lebih mudah dan efisien.

4. System Analyst

System analyst yang bertanggung jawab dalam menganalisa permasalahan untuk dicarikan solusi yang paling mungkin, dengan membuat suatu design, modifikasi dan pengembangan system, biasanya dalam bentuk information system.

Beberapa contoh aplikasi sebagai hasil kompetensi sistem analisis :

· Sistem reservasi pesawat terbang

· Sistem biometrik

· Sistem POS (Point-Of-Sale)

· Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh

· Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card)

5. Business Process Improvement (Flow Charts & Process Charts)

Pembuatan Process Charts dan Flow Charts untuk suatu kegiatan yang melibatkan banyak unit atau antar unit, akan lebih baik untuk dibuat dalam suatu bisnis proses yang berbentuk Process Charts dan Flow Charts, sehingga akan lebih mudah melakukan analisa hambatan ataupun peluang untuk melakukan birokrasi yang paling efisien dan efektif.

Hasil improvement dari bisnis proses tersebut tentunya akan meningkatkan pula kinerja organisasi secara keseluruhan. Beberapa contoh bisnis proses misalnya,

· Proses pengiriman barang di perusahaan forwarding

· Pembuatan SIM dan STNK di Kantor Kepolisian

· Prosedur pengajuan lisensi teknisi penerbangan di Departemen Perhubungan

· Proses pengajuan pembayaran proyek pekerjaan

· Proses tender/pelelangan pelaksanaan proyek

· dll

6. Customer Relationship Management

Dukungan information technology di industry bisa dimanfaatkan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan secara lebih terorganisasi, sehingga akan memudahkan perusahaan dalam menjaga hubungan dan loyalitas dengan seluruh pelanggannya.

Selain itu perusahaan bisa mengetahui prilaku dari seluruh pelanggan yang ada, sehingga akan relative lebih mudah bagi perusahaan dalam membuat strategi bisnis untuk mendapatkan loyalitas pelanggan, meningkatkan jumlah pelanggan serta tentunya menghindarkan perusahaan dari membuat strategi/kebijakan bisnis yang kontra produktif.

Secara sederhana, data base pelanggan yang dimiliki bisa menunjukan seluruh sejarah (rekam jejak) pelanggan secara lengkap, dengan data base yang lengkap ini membuat customer service tidak hanya menerima telepon keluhan tetapi juga menjadikannya sebagai peluang bisnis untuk memberikan kepuasan dan menjaga loyalitas pelanggannya.

7. Context Diagram Application

Context diagram, menggambarkan hubungan antar unit/entitas yang terlibat (stake holder) dalam suatu kegiatan dalam suatu system, dan hubungan antar system atau hubungan dengan unit eksternal, secara lebih detail.

Hubungan secara detail bisa dibuat secara terstruktur dari top level (level nol) sampai dengan hubungan detail dalam sub system, yaitu system/tingkatan diatas level nol, beberapa contoh aplikasinya yaitu,

· System penggajian karyawan

· System pembuatan kajian bisnis

· System pengelolaan perpustakaan

· System perawatan bangunan terpadu

· dll

Dari hasil context diagram yang dimiliki bisa dianalisa untuk dilaksanakan upgrading sehingga didapat system yang lebih handal, efektif dan efisien.

In a moment about me...

Hold middle professional engineer in mechanical from Polytechnic of University of Indonesia (Now: State Polytechnic of Jakarta), I am going to finish my mechanical engineering degree in Sepuluh Nopember Institute of Technology in Surabaya.

Although quite difficult, changes from practical mindset to more analytical and theoretical basic, but its not a big deal, precisely make my analytical approach rich and extensive, beside based on the theory, also practical approach (Poly-technician mindset hahaa…) as a result presently are consider, of course at least for me, this is an advantage in some analytical case.

Government Officer is my starting career, as mechanical engineer staff in Business Development Unit at Bureau for Chemical and Packaging Center (under Research and Development Unit of Industrial Department of Indonesia). During my year, I spent great efforts to practice and analysis in workshop to meet the requirements from external and internal stakeholder.

Internal means, any researcher and scientist who are make research and experiments in packaging development and also chemical processing improvement, so mechanical engineer has to support their activities in order to achieve the research goals, here I join some Team and Project in this area of research, some project are design for package test equipment, portable vacuum pump, waste treatment process equipment, installation for CPO (Crude Palm Oil) refinery and derivation processor, distillation processor installation, etc.

From external, as a bureau center there are many request from small and medium enterprise to develop their competencies in technology to meet product market requirements and qualifications, some project I’ve been involve are coconut fiber processing machine in Banten Province exactly in Malingping nearby Indonesian ocean, which products are coconut fiber and coconut sponge for export, also some project to improve prosperity program for transmigrants villages at Manna District in Bengkulu Province, I am involve for almost 2 (Two Months) make some recondition in Palm Oil Processing Factory Which process fresh coconut palm to CPO, from transmigrant plantations (here not just my practical and analytical, also my physical are being tested..hahaaha, because the location is far from the city, in the middle of forest and coconut plantation area, face the Indian Ocean…fortunately its before tsunami hit Indian Ocean)

Almost a half year in Bureau for Chemical and Packaging Center, so many experiences and knowledge I’ve got there marks important step in built my competencies and capabilities higher, in the middle of 2004 I made milestone, choose for leaving the bureau as government officer and try new challenges in state owned enterprise with business core in provide airports and air traffic services, that operates some airports in Indonesia and also the biggest Soekarno – Hatta International Airport within its operation area.

After 3,5 years join it, its little bit different characteristic when we work in service business, although work in engineering unit, in service business we have a lot contact with our customers, so here, the keywords is excellence services to all stakeholders, but all business is service business, isn’t it?

As you know that engineering unit is one of important component in airport in order to certain and maintain all the facilities always work properly and operate in high reliability, start from planning, scheduling, until assurance the operation quality, with SOP (Standard Operations and Procedures) evaluation, or even build new SOP, performance calculations, and arrange standard routine reports, to supply the actual information, and prediction for making preventive maintenance, etc. This is the challenges for engineering units in service business, in different manners there are many new experiences I could reserve as improvement in my knowledge, skills and attitudes.

How to manage airport operations, from shadowing until initiate operations? Especially in facilities, I’ve some experiences when Padang airports replace from Tabing Airports to a new Padang Airports in Ketaping (Minangkabau International Airport), its such a different atmosphere when our programs and system that we prepare are being used for the first time, nervous is normal but success in the last make us glad and improve our self confident, good communications is one of keyword in this situation and of course thanks to solid teamwork.

As I mentioned, in my new workplace now I strive for more competences in thinking and act in systemic manner even for technical decisions, we should know the effect of decisions in corporate way, through our unit budget, investment programs, exploitation programs, regulation, since my situation is in Head Office, Human resources are involve as our responsibility especially engineer in all branches.

In airport, we must have licenses and ratings to operate and work as an engineer that issued by Directorate General Air and Communications as regulator for civil aviation in Indonesia, these licenses and ratings are renewal periodically and annual medical check up is a must as obligate requisites for airport engineer.

Lastly, in order to sharpen and broaden the competences (knowledge, skills and attitude), I suggest to continue my study in industrial engineering, hopefully with many best lectures in this program would make me well prepared and ready for next great milestones…I wish…..Amiin

" Tips 90/10" - Steven Covey

Bagaimana prinsip 90/10 itu ?

- 10% dari hidup anda terjadi karena apa yang langsung anda alami.

- 90% dari hidup anda ditentukan dari cara anda bereaksi.

Apa maksudnya ?

Anda tidak dapat mengendalikan 10% dari kondisi yang terjadi pada diri anda.

Contohnya :
Anda tidak dapat menghindar dari kemacetan. Pesawat terlambat datang dan hal
ini akan membuang seluruh schedule anda. Kemacetan telah menghambat seluruh
rencana anda. Anda tidak dapat mengontrol kondisi 10% ini.

Tetapi beda dengan 90% lainnya. Anda dapat mengontrol yang 90% ini.

Bagaimana caranya ? �. Dari cara reaksi anda !!

Anda tidak dapat mengontrol lampu merah, tetapi anda dapat mengontrol reaksi
anda.

Marilah kita lihat contoh dibawah ini :
Kondisi 1

Anda makan pagi dengan keluarga anda. Anak anda secara tidak sengaja
menyenggol cangkir kopi minuman anda sehingga pakaian kerja anda tersiram
kotor. Anda tidak dapat mengendalikan apa yang baru saja terjadi.

Reaksi anda :
Anda bentak anak anda karena telah menjatuhkan kopi ke pakaian anda. Anak
anda akhirnya menangis. Setelah membentak, anda menoleh ke istri anda dan
mengkritik karena telah menaruh cangkir pada posisi terlalu pinggir diujung
meja.

Akhirnya terjadi pertengkaran mulut. Anda lari ke kamar dan cepat-cepat
ganti baju. Kembali ke ruang makan, anak anda masih menangis sambil
menghabiskan makan paginya. Akhirnya anak anda ketinggalan bis.

Istri anda harus secepatnya pergi kerja. Anda buru-buru ke mobil dan
mengantar anak anda ke sekolah. Karena anda telat, anda laju mobil dengan
kecepatan 70 km/jam padahal batas kecepatan hanya boleh 60 km/jam.

Setelah terlambat 15 menit dan terpaksa mengeluarkan kocek Rp 600.000,-
karena melanggar lalu lintas, akhirnya anda sampai di sekolah. Anak anda
secepatnya keluar dari mobil tanpa pamit.

Setelah tiba di kantor dimana anda telat 20 menit, anda baru ingat kalau tas
anda tertinggal di rumah.

Hari kerja anda dimulai dengan situasi buruk. Jika diteruskan maka akan
semakin buruk. Pikiran anda terganggu karena kondisi di rumah.

Pada saat tiba di rumah, anda menjumpai beberapa gangguan hubungan dengan
istri dan anak anda.

Mengapa ? � Karena cara anda bereaksi pada pagi hari.
Mengapa anda mengalami hari yang buruk ?*

1. Apakah penyebabnya karena kejatuhan kopi ?
2. Apakah penyebabnya karena anak anda ?
3. Apakah penyebabnya karena polisi lalu lintas ?
4. Apakah anda penyebabnya ?

Jawabannya adalah No. 4 yaitu penyebabnya adalah anda sendiri !!

Anda tidak dapat mengendalikan diri setelah apa yang terjadi pada cangkir
kopi. Cara anda bereaksi dalam 5 detik tersebut ternyata adalah penyebab
hari buruk anda.

Berikut adalah contoh yang sebaiknya atau seharusnya anda sikapi.

Kondisi 2

Cairan kopi menyiram baju anda. Begitu anak anda akan menangis, anda berkata
lembut : "Tidak apa-apa sayang, lain kali hati-hati ya." Anda ambil handuk
kecil dan lari ke kamar. Setelah mengganti pakaian dan mengambil tas,
secepatnya anda menuju jendela ruang depan dan melihat anak anda sedang naik
bis sambil melambaikan tangan ke anda. Anda kemudian mengecup lembut pipi
istri anda dan mengatakan : "Sampai jumpa makan malam nanti."

Anda datang ke kantor 5 menit lebih cepat dan dengan muka cerah menegur
staff anda. Bos anda mengomentari semangat dan kecerahan hari anda di
kantor.

Apakah anda melihat perbedaan kedua kondisi tersebut ?

2 (dua) skenario berbeda, dimulai dengan kondisi yang sama, diakhiri dengan
kondisi berbeda.

Mengapa ?

Ternyata penyebabnya adalah dari cara anda bereaksi !

Anda tidak dapat mengendalikan 10% dari yang sudah terjadi. Tetapi yang 90%
tergantung dari reaksi anda sendiri.

Ini adalah cara untuk menerapkan prinsip 90/10. Jika ada orang yang
mengatakan hal buruk tentang anda, jangan cepat terpancing. Biarkan serangan
tersebut mengalir seperti air di gelas. Anda jangan membiarkan komentar
buruk tersebut mempengaruhi anda.
Jika beraksi seadanya atau salah reaksi maka akan menyebabkan anda :
kehilangan teman, dipecat, stress dan lain-lain yang merugikan.

Bagaimana reaksi anda jika mobil anda mengalami kemacetan dan terlambat
masuk kantor ? Apakah anda akan marah ? Memukul stir mobil ? Memaki-maki ?
Apakah tekanan darah anda akan naik cepat ?
Siapa yang peduli jika anda datang telat 10 detik ? Kenapa anda biarkan
kondisi tersebut merusak hari anda ?
Cobalah ingat prinsip 90/10 dan jangan khawatir, masalah anda akan cepat
terselesaikan.

Contoh lain :

- Anda dipecat.
Mengapa anda sampai tidak bisa tidur dan khawatir ?
Suatu waktu akan ada jalan keluar. Gunakan energi dan waktu yang hilang
karena kekhawatiran tersebut untuk mencari pekerjaan yang lain.

- Pesawat terlambat.
Kondisi ini merusak seluruh schedule anda. Kenapa anda marah-marah kepada
petugas tiket di bandara ? Mereka tidak dapat mengendalikan terhadap apa
yang terjadi. Kenapa harus stress ? Kondisi ini justru akan memperburuk
kondisi anda. Gunakan waktu anda untuk mempelajari situasi, membaca buku
yang anda bawa, atau mengenali penumpang lain.

Sekarang anda sudah tahu prinsip 90/10. Gunakanlah dalam aktivitas harian
anda dan anda akan kagum atas hasilnya. Tidak ada yang hilang dan hasilnya
sangat menakjubkan.

Sudah berjuta-juta orang menderita akibat stress, masalah berat, cobaan
hidup dan sakit hati yang sebenarnya hal ini dapat diatasi jika kita
mengerti cara menggunakan prinsip 90/10.

NIKMATILAH HIDUP INI !!

Salam SUKSES , SABAR and SEHAT selalu dan ngga' lupa selalu bersyukur....

First Step is a Hard One

Well, blog ini dibuat dengan terburu-buru -maklum beginner- dan memang first step is always the hardest, kalo kata teorinya itu tuh karena segala sesuatu itu cenderung untuk "diam", artinya cenderung untuk tidak merubah kondisi terakhirnya -teori kelembaman- so it needs so much energy to change, jadi bener kan the first is the hardest....bukti secara mekanikanya...motor listrik butuh power lebih besar waktu mulai starting - Is=Arus Start (Ampere)> Ir = Arus Running, kendaraan butuh torsi lebih besar saat awal bergerak -makanya biasa posisi 1st gear dulu kan...
begitu juga orang, biasanya susah untuk berubah tapi yang pasti itu bukan hal yang nggak mungkin, buktinya web blog ini jadi juga...hehehe
ok, thats all for the 1st....